Co si pod tím představit.
Akce funguje tehdy, když se o ní lidé dozvědí, snadno se přihlásí a odnesou si to, kvůli čemu přišli. Může jít o zákaznický den, odborný seminář, konferenci, firemní setkání nebo online webinář. Společné mají jedno: bez promyšleného programu, propagace a zázemí zůstane i dobrý nápad poloprázdným sálem. Pomáháme tyto části spojit do jednoho plánu.
Podle zadání navrhneme koncept, program a harmonogram, připravíme komunikaci s účastníky a nastavíme registraci nebo prodej vstupenek. Propagaci propojíme s e-mailem, sociálními sítěmi, webem i placenou reklamou. U webináře řešíme scénář, nástroj, technickou zkoušku a navazující komunikaci s účastníky. Prostory, techniku a občerstvení zajišťují vybraní dodavatelé; my je koordinujeme a hlídáme návaznosti. Daňové, pojistné a bezpečnostní povinnosti pořadatele zůstávají odpovědností organizátora a příslušných odborníků.
Kdy vám služba pomůže.
- Chystáte zákaznický den, školení nebo konferenci a potřebujete sladit program, pozvánky a registraci.
- Chcete uspořádat webinář a získat přihlášené účastníky, ne jen zveřejnit odkaz.
- Akce má prodávat vstupenky online a potřebujete jednoduchý a srozumitelný proces od platby po potvrzení.
Co budete mít v ruce.
Koncept akce, program, harmonogram a rozpočtové varianty
Propagace, registrace nebo prodej vstupenek a komunikace s účastníky
Koordinace dodavatelů, podkladů a následných kroků po akci
Konkrétní rozsah a způsob předání si potvrdíme v zadání. Budete vědět, co je součástí práce, jaké podklady potřebujeme a kdo schvaluje jednotlivé kroky.
Jak bude práce probíhat.
- Zadání, program a rozpočet
Ujasníme cíl akce, publikum, rozsah a možnosti rozpočtu. Navrhneme program a harmonogram a rozdělíme odpovědnosti mezi vás a dodavatele. Už v této fázi určíme, podle čeho poznáme, že akce splnila účel.
- Propagace a přihlašování
Připravíme pozvánku, stránku akce a registraci nebo prodej vstupenek. Nastavíme komunikaci před akcí, její připomenutí a základní měření přihlášek. U online události ověříme přístup a technické požadavky na straně účastníků.
- Průběh a navazující komunikace
Koordinujeme dodavatele, podklady a technickou zkoušku. Po skončení pošleme účastníkům poděkování, materiály a další krok. Vyhodnotíme účast, reakce a zpětnou vazbu a zapíšeme poznatky pro další ročník.
Modelový příklad
Představte si dodavatele zahradní techniky, který chce uspořádat zákaznický den. Připravíme program s ukázkami a přednáškami, stránku s přihlášením, e-mailovou pozvánku a jednoduché vstupenky. Dodavatelé zajistí techniku a občerstvení, my sladíme termíny a komunikaci. Po akci dostanou účastníci shrnutí s návodem a nabídkou navazující služby.
Co budeme potřebovat od vás?
Účel materiálu, množství, požadovaný termín a podklady značky. Rozměry, materiály a výrobní možnosti doladíme společně.
Pokud něco chybí nebo zatím nevíte, kde podklady najít, projdeme to spolu. Na prvním rozhovoru stačí popsat vaši situaci a to, co se má zlepšit. Technické zadání doplníme s kolegy podle potřeby.
Na co se často ptáte.
Zajistíte pronájem místa i techniku?
Podle zadání můžeme vybrat a koordinovat dodavatele. Smlouvy, pojištění a povolení ale uzavírá pořadatel nebo ten, kdo za ně odpovídá. Rozsah naší účasti proto vymezíme předem a oddělíme koordinaci od odpovědnosti za konkrétní dodávku.
Lze vstupenky prodávat přes náš web?
Často ano, pokud zvolíme vhodný rezervační nebo platební nástroj a ověříme podmínky prodeje. Hlídáme, aby účastník dostal potvrzení i pravidla storna. Daňové a účetní podrobnosti patří vašemu účetnímu.
Jak se domluví cena a termín?
Nejdřív upřesníme rozsah a stav podkladů. Potom navrhneme postup, cenu a termíny jednotlivých kroků. U průběžné spolupráce se domluvíme i na kapacitě, prioritách a pravidelném vyhodnocování. Náklady na média, licence nebo výrobu odlišíme od naší práce, pokud jsou pro zadání potřeba.