Co to je
Databáze kontaktů je uspořádaný soubor údajů o lidech a firmách, s nimiž obchodujete nebo chcete komunikovat: jména, e-maily, telefony, historie nákupů, zájmy či poznámky z jednání. Může to být tabulka, často ale systém pro rozesílání e-mailů nebo CRM, tedy program na evidenci zákazníků a obchodních případů.
U každého kontaktu by mělo být zřejmé, odkud pochází a proč ho máte: zákazník po nákupu, zájemce, který se sám přihlásil k odběru, nebo obchodní partner.
Proč na tom záleží
Kvalitní databáze je pro firmu cenný majetek, protože umožňuje oslovit lidi napřímo, nezávisle na reklamních platformách a vyhledávačích. Čím přesněji víte, kdo je kdo a co ho zajímá, tím relevantnější zprávu můžete poslat a tím méně lidi obtěžujete.
Údaje o konkrétních lidech jsou ale osobní údaje, takže platí povinnosti podle GDPR, tedy evropského nařízení o ochraně osobních údajů: musíte vědět, odkud kontakty máte, k čemu je smíte použít, a umět je na žádost opravit nebo, má-li na to člověk nárok, smazat. Zastaralý nebo nekvalitní seznam hodnotu nepřidává, naopak zvyšuje náklady i riziko.
Modelový příklad
Malý e-shop s kávou si ukládá e-maily lidí z newsletteru a u zákazníků si poznamenává, jaký druh kávy objednávají. Když přibude nová směs zrnkové kávy, pošle zprávu jen těm, kdo zrnkovou kávu už objednávali, ostatní dostanou jiné sdělení. Méně lidí tak dostane nabídku, která se jich netýká.
Co byste měli vědět
- U každého kontaktu evidujte původ, souhlas (případně jiný právní důvod) a datum, kdy jste ho získali.
- Pravidelně čistěte neplatné adresy a dlouho neaktivní kontakty; zanedbaný seznam může zhoršit doručitelnost, tedy šanci, že zpráva dojde do schránky.
- Nekupujte hotové seznamy: lidé v nich obvykle nedali souhlas právě vám a jejich oslovení bývá problematické.
- Zeptejte se dodavatele systému, kde jsou data uložena, kdo k nim má přístup a jak je lze vyexportovat.